GoogleドキュメントとGmailで新しいAIライティングツールを使用する方法

Dec 28, 2023

ハワード・ウェン著

コンピューターワールド |

生成型 AI のゴールド ラッシュに加わり、Google は先月、総称して Duet AI と呼ばれるいくつかの AI を活用したツールを Workspace オフィス スイートに導入する計画を発表しました。 これらの機能には、Google Sheets での自動プロジェクト計画、Google Slides のテキスト プロンプトから画像を作成する機能、Gmail と Google Docs の「Help Me Write」と呼ばれる自動作成ツールが含まれます。

スライドとシートの AI ツールはまだ利用できませんが、Help Me Write は限定プレビュー段階にあります。 Google アカウントで Workspace Labs へのアクセスにサインアップすると、ウェブ上の Google ドキュメントまたは Gmail で試すことができます。 (アクセスが許可される前に待機リストに登録されます。) よく知られている ChatGPT と同様、Help Me Write は、ユーザーのプロンプト (指示) に基づいて文書テキストを生成するチャットボット ツールです。

あなたがプロのライターであっても、仕事のために文章を書かなければならないことを恐れている人であっても、執筆タスクに対する AI 支援の可能性は魅力的です。 Help Me Write は確かに、かなり読みやすい長いテキストを書くことができます。 しかし、その結果には、事実誤認、冗長性、一般的すぎる散文などの注意点が伴います。

このガイドでは、Google ドキュメントと Gmail の両方で Help Me Write を使用してテキストを生成および書き換える方法と、このツールのいくつかの欠点を克服する方法について説明します。 プレビュー ステータスにあるため、最終的に一般公開される際には、機能や生成される結果が変更される可能性があることに注意してください。

(メタ的な話になりますが、この記事のどの部分も Help Me Write によって書かれたものではありません。AI に関する多くの記事には、あなたが読んでいる内容が実際には AI によって書かれたものであることを著者が明らかにする「ひねり」が含まれています。ここでは当てはまりません。主な理由は著作権の問題です。AI によって生成された単語は誰が所有するのでしょうか (特に AI サービスが無料で公共利用できる場合)。

Workspace Labs へのアクセスが許可されたら、ドキュメントで新しい空のドキュメントを開始します。 文書の上部には、+ 記号が付いた鉛筆と「書くのを手伝ってください」という文字が含まれたボタンがあります。 または、既存の文書を開くと、文書ページの左端に「鉛筆 +」アイコンが付いた小さなボタンが表示されます。 Gmail では、作成ウィンドウの下部にあるツールバーに同じアイコンが表示されます。

左から右に、新しい Google ドキュメント、既存の Google ドキュメント、Gmail に表示される [ヘルプ ミー ライティング] ボタン。 (画像をクリックすると拡大します。)

この「書き込みを手伝ってください」ボタンをクリックします。 ドキュメントで、[書き込みヘルプ] パネルが開きます。 Gmail では、作成ウィンドウの下部にテキスト入力バーが表示されます。

パネルまたはバー内には、プロンプト (Help Me Write で作成したい主題や文章の種類を説明する単語) の候補がいくつか表示され、スクロールして表示されます。 「ユーザーが自分のホログラムを作成できる製品の提案」や「カンファレンスで会った人の紹介」などの提案は、プロンプトがどのように表現されるかについてのアイデアを与えます。

ドキュメントと Gmail の両方で、Help Me Write は質問できるプロンプトのアイデアを提供します。 (画像をクリックすると拡大します。)

プロンプトを入力します。 このガイドでは、Google ドキュメントに「副業として小規模なケータリングおよびイベント コーディネーター ビジネスを開始するための段階的な計画」と入力して、計画文書の作成を促しました。 そして Gmail で、次のプロンプトを含むビジネス レターをリクエストしました。「クライアントの受信者に当社のサービスにどの程度満足しているかを尋ねるフォローアップを行い、受信者にさらに質問して回答してもらうよう依頼します。」

Help Me Write のプロンプトを入力します。 (画像をクリックすると拡大します。)

プロンプトを入力した後、「作成」をクリックします。 Help Me Write がプロンプトを処理しますが、これには数秒かかる場合があります。 それは、プロンプトリクエストの文言がどれだけ複雑かによって異なります。 次に、別のパネルが開き、生成されたテキスト (文または段落全体) が表示されます。

生成された結果が新しいパネルに表示されます。 テキストを挿入する前に調整できます。 (画像をクリックすると拡大します。)

これらの結果の下には、生成されたテキストを最初からやり直すか、調整するためのオプションがあります。

再作成:Help Me Write が生成したテキストに満足できない場合、これをクリックするとプロンプトを使用して再試行するよう指示されます。

リファイン：これを選択すると、さらにオプションを含む小さなメニューが開きます。

形式化: Help Me Write は、生成されたテキストを学術的な読解レベルの高い表現で書き換えます。 (注意: 堅苦しい散文や過度に冗長な文章になる可能性があります。)

短縮:Help Me Write は、生成されたテキストをより少ない単語で書き直します。

精巧な：Help Me Write は、プロンプトに基づいて詳細を提供する追加のテキストを生成します。

言い換える (ドキュメント内): Help Me Write は、生成されたテキストを言い換えます。 このアクションは再作成とは異なります。 [再作成] をクリックすると、ヘルプ ミー ライティングはプロンプトに基づいてテキスト生成プロセスを再度開始しますが、[再フレーズ] を選択すると、ヘルプ ミー ライティングは既に生成されたテキストを書き換えます。

アイム・フィーリング・ラッキー（Gmail の場合）: これはサイコロを振るようなもので、Help Me Write がメールの下書きをさまざまな方法でランダムに書き直します。たとえば、メールを長くしたり、形式的にしたり、歌の歌詞のようにアレンジしたりすることもあります。

歌詞の形をしたクライアントの手紙は、「幸運を感じています」オプションで得られるランダムな結果の 1 つにすぎません。

Help Me Write によって生成されたテキストに満足したら、[挿入] をクリックして文書または電子メールに追加します。 生成されたテキストを挿入すると、必要に応じて編集できる通常のドキュメント テキストになります。

Help Me Write を使用すると、最初に自分で書いたものでも、Help Me Write で生成したものでも、文書や電子メールを書き直すことができます。

Help Me Write を使用してドキュメントで書き直すには、Help Me Write で書き直すテキスト (フレーズ、文、または段落) をハイライト表示します。 次に、強調表示されたテキストの左側にある「Help me write」アイコンをクリックします。

ドキュメントでは、Help Me Write で選択したテキストを修正できます。 (画像をクリックすると拡大します。)

メニューが開き、前に見たのと同じ「調整」書き換えオプション (形式化、短縮、詳細化、言い換え) が表示されます。 このメニューには 5 番目のオプションもあります。「カスタム」入力ボックスでは、「くだけた声で」または「より簡単な言葉遣いを使用する」などのプロンプトを入力できます。

ドキュメント内で選択したテキストについて詳しく説明する「Help Me Write」。 (画像をクリックすると拡大します。)

Gmail では、Help Me Write を使用してメールの下書き全体を書き直すことができますが、ドキュメントとは異なり、個々のフレーズ、文、段落を書き直すことはできません。 ツールバーの [Help me write] アイコンをクリックすると、開いたメニューで [Formalize]、[Elaborate]、[Shorten]、または [I'm Feeling Lucky] を選択できます。

Help Me Write を使用すると、ビジネス ライティングを有利にスタートできますが、生成されるテキストは完璧とは程遠いため、出力を確認して編集することが重要です。 Help Me Write が生成する結果で注意すべき欠点がいくつかあります。

一般的なコンテンツ: Help Me Write が生成する文章の多くは一般的なものであり、非常に基本的な情報のみを提供します。 プロンプトを非常に具体的に表現したとしても、結果は依然として定型的なものに聞こえる可能性があります。

Help Me Write は一般的な散文を提供することがよくあります。 (画像をクリックすると拡大します。)

冗長なコンテンツ: Help Me Write は、以前に生成したテキストと基本的に同じ内容を言うテキストを生成する場合があります。 これは、複数の段落を生成し、特定の文または段落について詳しく説明するように指示した場合に発生する可能性があります。 Help Me Write が生成する追加テキストは、すでに生成されている他の文章と同様に読める場合があります。 この冗長なコンテンツをリスト形式で表示することも選択できます。

さまざまな Google ユーザーでも同様の結果が得られます。 Help Me Write で同じまたは似たような文言のプロンプトを使用している他の人も、同様の結果を受け取る可能性があります。 これは、一般的なトピックについて書くように要求した場合に発生する可能性が高く、たとえば、2 人の Google ユーザーが両方とも「Help Me Write」を要求して、ビジネス プランの作成方法を説明するテキストを生成すると、ほぼ同じような結果が得られる可能性があります。 リクエストが具体的であればあるほど、独自の結果が得られる可能性が高くなります。

事実上の誤り: Help Me Write に事実情報 (現在のビジネス分析やトレンドなど) に基づいた主題や技術的な性質の主題について書くよう指示する場合は、それがどれほど「正しい」ように聞こえるかに関係なく、その結果を精査する必要があります。 Help Me Write が生成した内容を確認するには、Web で信頼できるリソースを検索してさらに調査を行う必要があります。

ファクトチェックに加えて、Help Me Write が生成するすべてのパッセージに対して一般的な編集を実行する必要があります。 このプロセスには、すべてを読み、必要に応じてテキストを追加、再配置、削除、書き直すことが含まれます。 Help Me Write の出力で編集の技術を練習すると、文書や電子メールを有益で他の人が読んでも魅力的な最終草稿に仕上げるのに役立ちます。

Help Me Write を使用して文書や電子メールを最初から作成することもできますが、ライティング アシスタントとして使用すると、より効果的に機能します。 たとえば、Help Me Write にビジネス提案書やマーケティング プランの大まかな概要をまとめてもらい、それを自分の文章で具体化することができます。

また、ブレインストーミング ツールなど、コラボレーションにも役立ちます。 共有ドキュメントで同僚と共同作業してみてください。各自が「Help Me Write」を表示して、全員がそれを基にしてアイデアを生み出すことができます。

実際、Help Me Write とのやり取り自体がコラボレーションの一形態です。 Help Me Write にテキストを生成するように指示すると、その結果からトピックへのアプローチ方法のアイデアが得られる可能性があり、AI と協力してその結果を最終草稿に磨き続けることができます。したがって、Help Me Write はあなたのコラボレーターになります。

AI ライティングは、人とテクノロジーの間の常に進化する関係における最新のツールにすぎません。 そのルールと制限を理解している限り、Help Me Write (およびその他の AI を利用した執筆ツール) は、執筆プロセスを開始したり、すでに書いたものを改良したりするための貴重な助けとなります。

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